Termina una reunión de cuarenta minutos. Alguien pregunta quién se encarga del presupuesto, otra persona recuerda que había una fecha límite y tú buscas unas notas que dicen «revisar lo de Marta». Muy descriptivo todo. Crear actas de reuniones con IA puede evitar ese pequeño caos, siempre que el resultado distinga lo que se decidió de lo que simplemente se comentó.
En ForoPrompt vamos a ver las novedades que acaba de anunciar Zoom, cómo obtener un resumen de una reunión y tres prompts para convertir una transcripción en decisiones, tareas y un correo de seguimiento. Puedes aplicar el método con otras herramientas si dispones de una transcripción autorizada.
Qué ha anunciado Zoom sobre sus reuniones con IA
El 20 de octubre de 2026, Zoom presentó en Zoomtopia su Unified Context Layer, una capa que relaciona conversaciones, chats y documentos para que sus herramientas de IA encuentren el contexto de un trabajo. La idea es que una decisión tomada en una llamada no se pierda entre mensajes y archivos dispersos.
Según el anuncio oficial de Zoom, la compañía también está ampliando My Notes y ZoomMate. Algunas funciones ya existen, mientras que otras tienen fechas de lanzamiento previstas. Conviene separarlas: una presentación de producto no significa que todo aparezca hoy en tu cuenta.
My Notes Workflows: del resumen a la tarea
My Notes Workflows permitirá enviar resúmenes a herramientas como Zoom Chat o Salesforce y construir flujos describiendo el proceso con lenguaje natural. Zoom prevé su disponibilidad durante octubre de 2026. Hasta que aparezca en tu cuenta, puedes hacer ese paso manualmente con los prompts de esta guía.
Follow Meeting y notas enriquecidas
Zoom también anunció Follow Meeting, una opción prevista para diciembre de 2026 con la que My Notes podrá seguir una reunión a la que no asistas y preparar un resumen personalizado. Las notas enriquecidas, que vincularán capturas de pantalla y materiales con momentos de la transcripción, están previstas para noviembre. No las confundas con el resumen de reuniones que ya está disponible.
Cómo crear un acta de reunión con la IA de Zoom
1. Comprueba si tienes el resumen activado
Las funciones básicas de resumen están incluidas en determinados planes de pago de Zoom Workplace, pero pueden depender de la región, la configuración de la organización y los permisos del administrador. No necesitas contratar automáticamente ZoomMate para utilizar un resumen que ya esté incluido en tu plan.
En la configuración web de Zoom, entra en Configuración > Zoom AI > Meeting summary with AI y revisa si está activado. Si el control aparece bloqueado, tendrá que habilitarlo quien administre la cuenta. La ayuda oficial de Zoom explica los ajustes y las opciones para compartir resultados.
2. Activa el resumen durante la reunión
El anfitrión o coanfitrión puede iniciar el resumen desde los controles de la reunión. Zoom procesa el contenido desde que se activa la función; si lo enciendes veinte minutos después, no presupongas que conoce todo lo anterior. Informa a los participantes y respeta las políticas de tu organización sobre grabaciones, transcripciones y tratamiento de datos.
3. Revisa el resumen antes de repartir tareas
Al terminar, el anfitrión puede consultar el resumen y compartirlo según los permisos establecidos. Comprueba nombres, cifras, acuerdos y plazos. Si nadie aceptó una fecha, no conviertas una sugerencia de la IA en un compromiso. Tampoco des por hecho que el resumen contiene una transcripción literal: son materiales diferentes.
Prompt 1: convierte una transcripción en un acta clara
Este prompt funciona con una transcripción que tengas permiso para utilizar. Antes de adjuntarla a otro servicio, elimina datos personales innecesarios y comprueba que puedes compartirla.
Actúa como secretario de reuniones de [TIPO DE EQUIPO].
Analiza exclusivamente la transcripción adjunta.
Reunión: [NOMBRE].
Fecha: [FECHA].
Objetivo: [OBJETIVO].
Destinatarios del acta: [PÚBLICO].
Entrega:
1. Resumen de máximo 120 palabras.
2. Decisiones aprobadas, con evidencia textual breve.
3. Tabla: tarea, responsable, fecha límite, estado y fragmento de origen.
4. Asuntos discutidos sin acuerdo.
5. Preguntas que necesitan confirmación.
No inventes participantes, responsables ni plazos.
Si una tarea no tiene responsable, escribe «Por asignar».
Distingue propuestas de decisiones confirmadas.
No utilices información externa.
No envíes el acta ni crees tareas en aplicaciones.Fíjate en las columnas de evidencia y estado. Permiten revisar el resultado sin escuchar otra vez toda la reunión. Si quieres mejorar estas instrucciones, en ForoPrompt tienes una guía sobre cómo escribir un buen prompt con ejemplos y restricciones útiles.
Prompt 2: prepara un seguimiento que puedas enviar al equipo
Una vez revisada el acta, el siguiente paso suele ser un correo. Aquí conviene dejar muy claro qué acuerdos están cerrados y cuáles siguen pendientes de validación.
Redacta un correo de seguimiento a partir del acta revisada.
Equipo destinatario: [EQUIPO].
Tono: [CERCANO / FORMAL].
Acta confirmada: [PEGAR ACTA].
Estructura:
- Dos frases de contexto.
- Decisiones aprobadas.
- Tareas con responsable y plazo confirmado.
- Preguntas abiertas y quién debe resolverlas.
- Próxima reunión, solo si consta en el acta.
Máximo 220 palabras.
No atribuyas tareas a personas que no las aceptaron.
No prometas fechas nuevas ni añadas conclusiones externas.
Entrega un borrador; no lo envíes automáticamente.Antes de pulsar «Enviar», comprueba que los destinatarios son correctos. Una IA puede redactar un correo impecable y mandarte, si no revisas, a explicar por qué acabas de adjudicar un trabajo a quien estaba de vacaciones.
Prompt 3: detecta contradicciones entre dos reuniones
Cuando un proyecto lleva varias semanas, las decisiones cambian. Comparar actas permite detectar si se modificó un plazo o si una tarea quedó olvidada. Puedes utilizar dos resúmenes ya revisados.
Compara estas dos actas del proyecto [PROYECTO].
Acta anterior: [PEGAR TEXTO A].
Acta reciente: [PEGAR TEXTO B].
Busca:
- Decisiones modificadas.
- Cambios confirmados de responsables o plazos.
- Tareas pendientes que ya no se mencionan.
- Acuerdos aparentemente contradictorios.
Entrega una tabla con asunto, evidencia en A,
evidencia en B, cambio detectado y comprobación pendiente.
No interpretes el silencio como cancelación de una tarea.
No inventes acuerdos ni marques tareas como completadas
si ninguna de las actas lo confirma.Si las actas incluyen anexos o documentos extensos, también puede ayudarte nuestra guía para analizar PDF con ChatGPT y comprobar las referencias de cada respuesta.
Cómo convertir el acta en tareas sin perder el control
Las novedades de Zoom apuntan a conectar resúmenes con herramientas de trabajo, pero una automatización útil necesita reglas. Antes de crear tareas, exige que cada registro tenga una descripción concreta, un responsable confirmado y un plazo que figure en la conversación. Los casos dudosos deberían quedarse en revisión.
Si después quieres automatizar el envío a un gestor de proyectos, empieza con una prueba pequeña. En nuestra guía para automatizar tareas repetitivas con IA explicamos cómo separar los borradores de las acciones que requieren autorización.
Qué ocurre con la privacidad de la reunión
Una reunión puede incluir información comercial, datos personales o conversaciones delicadas. Revisa quién puede acceder a los resúmenes, cuánto tiempo se conservan y si están habilitadas las conexiones con terceros. Conectar una aplicación amplía las fuentes disponibles; también obliga a revisar sus permisos. No subas una transcripción a otro asistente sin la autorización correspondiente.
¿Merece la pena usar IA para las actas de reuniones?
Si tienes reuniones frecuentes, sí merece una prueba. Empieza por una sesión corta, comprueba el resumen y mide cuánto tardas en convertirlo en tareas verificables. El objetivo es reducir los correos de «¿quién había quedado en hacer esto?» sin generar una lista de obligaciones que nadie aceptó.
Las nuevas funciones de Zoom pueden facilitar ese recorrido, aunque varias siguen pendientes de lanzamiento. Mientras llegan, puedes crear actas de reuniones con IA utilizando una transcripción autorizada y los prompts anteriores. Al menos tendrás algo más preciso que «revisar lo de Marta». Y Marta, seguramente, te lo agradecerá.
